主管:判断什么事必须自己处理

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  开栏小语:博客、播客、奇客……越来越多的“客”不断出现,他们往往代表一种潮流,一种未来趋势。我们在这里给大家开辟一个畅所欲言的阵地,以“X客”的名义抒发您的职场感悟。

  主管人员可能不是天生就会当主管的,那么第一件要学会的是什么本事呢?

  我当主管时是很卖力的,因为我上班比别人早,下班比别人晚,我不想做一个事必躬亲的人,但是我常有属下做得比我差的感觉,因此,会越俎代庖地替部属做了很多事。加上我们处在一个人才竞争很激烈的产业,新人希望在我们这里得到工作的磨练,一旦有经验就会跳槽到这个行业的老大、老二去,许多企业都有这样的问题。我一直认为这是产业特性的问题,但后来我发现错了,这是领导力的问题。

  有一个故事是这么说的:一位主管,我们称他为章小明好了,因为过劳死到了天堂,见到圣彼得,圣彼得说你不该来到这里。他说,我生前做了这么多的好事,为什么我还没有资格上天堂?圣彼得帮他打开往事回忆机——看看你的部属是怎么说你的?他的秘书说:我跟他这么长一段时间,总是弄不清楚他到底要做什么?我帮他排定的时间表,他总是随心所欲地修改,弄得我一点成就都没有,只好他吩咐我做什么,我才去做什么。他的部属也控诉说:我期望得到他的指导,但是我发现他很忙,跟我约定的时间还在处理别的事,我根本跟他说不上话。他的客户说:他每次都向我道歉,但是事情还是弄得一团糟,犯过的错误还是会再犯,我不晓得他在想什么?OK!听起来很熟悉,我当主管时都曾经发生过类似的故事。但我比他幸运,我还活着。

  所以,当一个主管最重要认知的是什么呢?是想办法将我的时间用到最有效的地方去,如果懂得在我的职位上优先处理我应该做的事,那么就会是一个称职的主管。

  这样说起来,好像主管要学会的第一件事是时间管理。其实不然,而是要认知最优先的工作是什么?也就是著名的管理专家史蒂芬·柯维揭示的成功人士的“七个习惯”,其中第一个要养成的习惯就是“要事优先”。

  那么什么是最优先的事呢?柯维用四个象限来说明:重要的事/紧急的事、重要的事/不紧急的事、不重要的事/紧急的事、不重要的事/不紧急的事。 

  我们直觉上认为“重要的事/紧急的事”就是第一优先,例如:我明天要交稿子了,否则专栏就要开天窗,这是不是重要又紧急的事?当然是。但是,为什么会造成又重要又紧急呢?我稿子可不可以提前两天完成呢?当然可以,我如果将未来一周的时间规划好,就可以提前将一些重要的事情在既定的时间表上完成,这样紧急的事就变少了。一些不重要的事也可以利用琐碎的时间去完成,例如:回电话、写E-mail等。对于主管最头痛的事是一些不重要的事来干扰你的时间表,变得很紧急,例如:有人习惯将MSN打开,结果一堆人上来找你,造成工作的干扰;手机也是一样,我有时会接到一些推销的电话,问我要不要买保险或是参加什么会员俱乐部?我都会很客气地告诉他们:我现在正忙着,不方便讲话,这样就可以将自己的时间掌握在自己的手里。

  如果只是谈时间管理,可能会有很多的工具帮助你规划时间,这当然很好,但是对于主管人员来说:判断什么是重要的事要亲自处理可能更重要?我的一位朋友做得很好,他会将工作分成三等份:第一是非自己处理不可的要事;二是非自己处理不可的琐事;三是可以请别人协助的事(不管是要事或是琐事)。如果是第一种,他会将一天精神最好的时间用来做这些事;如果是第二种,他会利用一些空档时间处理;当然第三种,他也要区别哪些人能协助他去处理,因为这是一种训练,可以将什么事交给什么人来处理,被交付者可以学习到如何处理这样的工作。

  所以,主管要学会的第一件事:是判断什么事必须自己处理。

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