解读生命新状态:浅谈时间管理(上)

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  伟大的所罗门王有一天晚上做了一个梦。一位先圣在梦里告诉他一句话,这句话涵盖了人类的所有智慧,让他高兴的时候不会忘乎所以,忧伤的时候能够自拔,始终保持勤勉,兢兢业业。但是,醒来后却怎么也想不起那句话来,于是,他召来最有智慧的几位大臣,向他们说了那个梦,要他们把那句话想出来。并拿出一颗钻戒,说:

  “如果想出那句话来,就把他镌刻在戒面上。我要把这颗钻石天天戴在手上。”

  一个星期后,几位大臣来送还钻戒。戒面上已刻上了一句简单的话:

              “这也会过去。”

  这是一个关于时间的故事。时间是一去不返的,不管你是高兴还是忧伤。

  莎士比亚说:“时间是无声的脚步,是不会因为我们有许多事情要处理而稍停片刻的。”

   朱自清先生著名的散文《匆匆》里也曾写到:

  “洗手的时候,日子从水盆里过去;吃饭的时候,日子从饭碗里过去;默默时,便从凝然的双眼前过去。我觉察他去的匆匆了,伸出手遮挽时,他便从遮挽着的手边过去;天黑时,我躺在床上,他便伶伶俐俐地从我身上跨过,从我的脚边飞过。等我睁开眼和太阳再见,这又算溜走了一日。我掩着面叹息。但是新来日子的影子,又开始在叹息里闪过了。

  “年年岁岁花相似,岁岁年年人不同”。当心你的时间是怎么花掉的,因为你的整个未来都要生活在时间里面。人的一生是有点点滴滴的时间组建而成的,当然,“时间待人是公平的,但是在每个人手里的价值却不同”,这里所要谈的就是时间管理。

  时间不可以缺少,

  时间不可以替代,

  时间不可以存储,

  时间不可以增减,

  但时间可以管理。

  达尔文的捍卫者,英国博物学家赫婿黎说得很形象:

  “时间是最不偏私的,给任何人都是二十四小时,同时时间是最偏私的,给任何人都不是二十四小时。”

  时间是生命,时间大于金钱。在此有一点须作个说明,长此以往,许多人都认为,时间等于金钱,用此来说明时间的重要性。但是我却认为,时间大于金钱,金钱只是一种符号,没有了可以再通过努力赚回来,当时间流失后却不会再回来。这也许对于心里只能装下钱的人来说,这是不可以理解的,这点我们不用去奢望。我们应该都明白,人之将死,其言也善。同时也是真实的,可没有人在临死前满口说的是钱,大多说的是照顾好女儿、老人等与爱有关的亲情。

  对于我们而言,现在已经知道时间可以管理,我们该如何来操作呢?如何让时间产生价值呢?如何让时间来为我们工作呢?接下来我们一起来探讨;

  一、体会时间的价值,珍惜时间的价值:

  有人这么分享着:

  想要体会「一年」有多少价值,你可以去问一个失败重修的学生﹔

  想要体会「一月」有多少价值,你可以去问一个不幸早产的母亲﹔

  想要体会「一周」有多少价值,你可以去问一个定期周刊的编辑﹔

  想要体会「一小时」有多少价值,你可以去问一对等待相距的恋人﹔

  想要体会「一分钟」有多少价值,你可以去问一个错过火车的旅人﹔

  想要体会「一秒钟」有多少价值,你可以去问一个死里逃生的幸运人﹔

  想要体会「一毫秒」有多少价值,你可以去问一个错失金牌的运动员。

  二、浪费时间的主要原因与表现:

  1、主观原因:

  ①缺乏明确的目标。

  ②拖延。

  ③缺乏优先顺序。

  ④想做的事情太多,而且做事有头无尾。

  ⑤缺乏条理与整洁。

  ⑥不懂授权。

  ⑦不会拒绝别人的请求。

  ⑧仓促决策。

  ⑨懒惰与心理消极。

  ⑩行动缓慢。

  2、客观原因。

  ①上级领导浪费时间(开会、电话、不懂授权)。

  ②工作系统浪费时间(访客、官样文件、审批程序等)。

  ③生活条件浪费时间(通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等)。

  3、浪费时间的表现。

  浪费时间有两种表现,一是因为对生命没有紧迫感,对时间不够重视,没有养成遇事马上做,日清日新的好习惯,总把今天的事情推到明天去做,以至于“明日复明日,明日何其多;我生待明日,万事成蹉跎。世间苦被明日累,春去秋来老将至。”殊不知,昨天是期票,明天是支票,今天才是现金,万事等明天就形成懒惰、拖沓,虚度年华,闲白了少年头;第二种表现是没有科学管理时间的方法与技巧,低效率重复劳动,最终成效浅薄,甚至就“累死磨旁”。

  时间的流逝是一分钟一分钟进行的,而不是整个钟头浪费的,若是这样,能看到的人会多一些。我们把时间用水桶来盛,如果水桶底下有一个小洞,水是很快就会流光,结果与有意将水倒掉一样,但是他是不宜察觉的。

  有人曾统计过,一个活到72岁的美国人一生的时间分配:

  睡觉     21年

  工作     14年

  个人卫生   7年

  吃饭     6年

  旅游     6年

  排队     5年

  学习     4年

  开会     3年

  打电话    2年

  找东西    1年

  其他     3年

  我们无法使时间停留、倒流,但我们可以控制时间的“流向”,这就是通过有效地时间管理,这样让时光流向有意义的地方。

  三、有效地时间管理理论

  1. 2/8法则法:

  这是经济学的理论,意思是说,在工作或生活上可能有一现象,就是少数的几桩事却成就了大部分的价值,如果我们能管理这少数的事,就掌握了大部分的效益。反之,如果不善管理,忙着处理百分之八十的事情,到头来可能发现这些效益不过只百分之二十而已。

  大智有所不虑,大巧有所不为,之所以成为大智大巧者,在于能够扬其长而避其短,所谓的重强避弱。德国很多企业做的好的原因有两个,一是产品质量一流,这是无可非议的。二是在一个领域里成为世界冠军,这里说明操作自己擅长的方面,不需要面面俱到。企业用人也一样,作为领导不要奢求员工是全能,重点是合适的人在合适的地方,这些都说明做事需要重点。

         【所以,做事做重点,成为重要的时间管理要诀。】

  怎样才是重点?你整理一下工作或学业资料,可能发现公司百分之八十的业务来自百分之二十的客户,百分之八十可以用的资料集中在百分之二十的档案中,百分之八十出去吃饭的时候我们都去那百分之二十的餐厅,百分之八十的电话来自认识的百分之二十的人。因此,掌握这些百分之二十就是掌握关键。

  例如你的工作可能十几项或二十项,但关键的工作可能只有三、四项。

  时间的管理就是掌握关键工作,掌握关键人物,与关键活动,会让你「花少时间得大功效」。

  2。集中处理法:

  把类似的事情或顺道可以完成的事情集中处理。把同类别的档案资料集中放在一起方便集中阅读或存取。可以省掉许多来来回回的过度时间或找资料找东西的时间。

  3.角色平衡法:

   我们自己身上可能会有好几个角色,让这些角色和时间保持动态的平衡。有一种迷思认为角色越多,时间越不够分配,一益则一损,这是因为你把角色之间看成是冲突的、竞赛的、分割的,其实各种角色是一个整体的不同面,就好象一个活的生态系统,生活的均衡不是靠穿梭在各角色之间,而是一种动态的平衡,动态的花不同比例的时间在不同的角色上,各角色之间的关系是双赢的,彼此共同组合成紧密的整体,一个角色的成功无补于另一角色的失败,事业成功不能弥补家庭的失败。

  4.一周观点法:

  把时间从每天观点改为一周观点,这样时间变多,调配的弹性加大,可以同时兼顾急迫性和长期性。有些事无法每天做但可以一星期做一次或两次,长期下来会累积出相当好的成果,不会有好几天没做就有借口不做的理由,尤其是重要的事情。

  5。象限法:

  这是我们要重点时间管理办法,也称第四代时间管理,在此我们先来探讨第一代到第四代时间管理理论。第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。这一理论的最大缺点,是没有“优先”概念。虽然每作完备忘录上的一件事,会带给人成就感,可是这种成就不一定符合人生的大目标。所以,所完成的事必要而非重要的事。它是积极的,但却是被动的;它是一种良好的习惯,但未必是科学的方法。

  第二代理论强调的是计划与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。这一代理论使人的自制力和效率有所提高,能够未雨绸缪,不只是随波逐流,但是对事情仍没有轻重缓急之分。

  第三代理论是目前最流行的,讲究优先顺序的观念,也就是依据轻重缓急设定短、中、长期部标目标,再逐日订立实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。这一代理论虽然有了很大的进步,讲究价值观与目标,但也有人提出疑义,认为过分强调效率,把时间崩的死死的,反而会产生副作用,使人失去增进感情、满足个人需要及享受意外的机会;拘泥于逐日规划行事,视野不够广阔,纠缠于急务之中,难免因小失大,像是拾到芝麻丢了西瓜。

  第四代理论是前三代理论的基础上,兼收并蓄,推出陈新,以原则为重心,配合个人对使命的认知。将事情分成重要紧急、重要不紧急、不重要紧急和不重要不紧急四类,当事情进来,先归类判断是属于哪一类,就知道要不要花时间或花多少时间是合宜的。

  重要紧急的事马上做,例如考试、赶三点半和急病求医等,做完之后检讨是不是能预防以后不要发生的这么突然,因为太常发生,压力太大,对健康很伤。

  *其次是做重要而不紧急的事,这一类的事情影响深远,例如做身体健康检查和学习新知识、新技能等,这类事情的效益是中长期的,如果一再拖延,会变成重要又紧急的事,所以应该拟定具体目标和化整为零的计划,按时完成。

  *第三是紧急但不重要的事,例如没有事先约的访客或打来闲聊的电话,则长话短说,或每天留一些空白时间来处理这类的事,或由替代方 式处理。

  *最后一类是不重要也不紧急的事,例如闲逛街或闲聊或无目的的看电视等等,偶一为之,但限时间就结束;或者提升层次,逛街提升为对流行的观察或人的观察,闲聊提升为讨论或主题交流,看电视提升为有目的的新信息的接收。

  

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