三D主管类型

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    松顿在他出版的新书「管理与领导的三角形」(The Triangles of Management and Leadership)中指出,这三种类型的主管,在沟通方式、目标设定、做决定、监督工作表现和提供回馈,以及奖励方式等方面,具有不同的特质:

第一D:指挥型

    这种类型的主管喜欢命令员工做什么、如何做,以及何时必须完成,他们全权分配员工的角色与职责、设定标准及预期。这种管理角色适用于两种情形,第一,公司的高层通常会下达很明确的命令,主管的任务就是带领员工完成这些命令。第二,员工的经验或技能不足,需要主管很多的协助。

    ■沟通方式:由主管发号司令,员工只需聆听及反应,主管提供细节上的指导,让员工完全依循。这种类型的主管必须有能力以清晰、简明、完整的方式沟通,他们需要员工的唯一回馈是:「是的,我了解需要做什么了。」

    ■目标设定:主管常常给予员工短期可见成效的目标,明确且具有时间限制,员工清楚了解主管对他们的要求,例如,「你的目标是每个月卖出十五辆车子。」

    ■做决定:大部份的事情都由主管决定,例如,「你现在停止手边的所有工作,立刻去帮忙准备研讨会的会场。」当问题出现时,由主管评估解决方式、做决定,并且指导员工如何做。

    ■监督工作表现及提供回馈:主管建立明确的监督表现系统,常常给予员工回馈,包括明确指示员工如何加强表现等。

    ■奖励方式:当员工依循指示工作时,主管便会感到满意,例如,「你做得非常好,完全符合了我当初告诉你的做法。」

第二D:协商型

    在重要议题上,这种类型的主管会花时间与员工沟通。这种做法的好处是,如果沟通成功,可以让员工提供想法、询问问题、倾听别人的意见、提供回馈等。而沟通成功与否的关键在于,所有的意见是否被充份讨论,因此主管的角色是协助者,以确定员工的讨论没有走调,并且引导每名员工都有提供贡献的机会。只有当双方都愿意积极参与、公开讨论想法时,这种做法才会发挥最大的成效。

    ■沟通方式:采双向沟通,主管不只分享他们自己的想法,同时花时间倾听员工的想法、询问员工问题。

    ■目标设定:主管会在和员工充份讨论后,才设定目标,例如,主管询问员工:「你觉得我们下一季的销售目标应该订在那里?」。

    ■做决定:大家共同做决定,主管及员工双方都扮演积极参与的角色,例如,主管询问员工:「我们目前的存货过多,你们觉得我们应让如何解决这个问题?」

    ■监督工作表现及提供回馈:由主管及员工共同监督表现,并且讨论改进的方法。

    ■奖励方式:当员工积极参与讨论、愿意接受新想法时,主管奖励他们的态度。

第三D:授权型

    这种类型的主管通常要求员工一起决定需要完成的目标,以及何时应该完成,至于如何达成,则由员工自行决定,主管授权给员工完成工作,员工也必须负责结果。这种类型适合拥有能力及动力完成工作、较有经验的员工,他们比较希望工作上有自由度,而主管也能省下时间做他们自己的工作。
   
    ■沟通方式:与工作目标相关时,是主管对员工的单向沟通,其它情形时,则多是双向沟通。

    ■目标设定:授权失败常常发生在,双方对目标的了解有差距。

    ■做决定:主管必须防止员工把决定权再推回主管身上,否则便没有达到授权的目的。

    ■监督工作表现及提供回馈:随着情况不同,主管给予员工不同程度的监督,例如,工作的重要性、员工的独立性等。给予回馈是员工的责任,当工作出现问题时,员工必须主动告知主管。

    ■奖励方式:当员工独立工作的表现良好时,主管给予他们奖励,例如,「你单独解决了许多问题,找到达成目标的做法,你做得很好!」

    虽然不同的主管倾向于不同的类型,但是松顿表示,依照不同情况(目标达成度、员工行为及员工士气等)灵活运用这三种类型,才能达成最好的管理效果。例如,设定目标时使用指挥型,决定如何达成目标时使用协商型,在成功进行讨论后则使用授权型。另一个例子是,当员工在某些议题上的专业性较主管高时,使用授权型,只给予员工必要的指示。例如,让科技人员做科技相关的决定,主管只需告诉他们公司的预算。此外,员工的反应也是决定主管应该使用何种类型的关键,主管可以询问员工的感觉,适时做出调整。



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