人们利用语言进行交际的过程，是一种信息传递的过程。 管理活动中，领导与下属交谈可以直接及时地交流信息、沟通意见、融洽人际关系。说话是为了向听话人传递信息，而听话是为了准确地把握谈话者的意图、流露出的情绪、传播出的信息，并促使对方继续谈下去。领导在谈话中是否善于倾听，是谈话能否成功的决定因素。有些领导总觉得比下属知道得多，高明得多，或高高在上，不愿听取别人的意见，或在反映情况时打断人家的谈话，而自己发一通高论。如此，往往阻塞了信息渠道，使人们对其敬而远之。
俗话说：“会说的不如会听的”。在听取下属的谈话时，可以发现下属存在的思想问题，及时了解下属的情绪、意见、建议等，以便相应处理，免得问题积压，难以解决。
倾听本身也是一种鼓励方式。单位中，许多下属不是埋怨工作辛苦，而是抱怨自己的意见、建议得不到应有的尊重。下属心情愉快莫过于领导能在工作中经常倾听他们的谈话、尊重他们意见。倾听可以提高下属的自信心和自尊心，加深彼此的感情。
倾听还可以消除误解。在很多情况下，单位中人与人之间的误会都是因为没有机会申述或彼此没有认真听而造成的。如果领导在工作中经常听取下属的谈话，可以获得更多的信息，知道自己的不足，更好地了解下级，减少不必要的麻烦、误解和摩擦，增加人际交往的成功因素。
谈话是一种艺术，听人谈话也是一门学问。领导要善于独创性地倾听，做一个“听话”能手。
一、尊重下属，平等待人
在社会主义制度下，人与人之间的关系无论在政治、经济方面，还是在思想、伦理方面都是平等的，没有贵贱之分。只有懂得这一点的领导，才能以平等的态度尊重团结下属，关心爱护下属，在工作的探讨中，保持真实面目，坚持“知之为知之，不知为不知”的原则，绝不装腔作势，摆出唯我高明的架势，迫使下属俯首贴耳。
尊重是双方的事，尊重下属就是尊重自己，尊重下属的领导才会有知心朋友。认真仔细地聆听下属的谈话是尊重下属的前提条件，热情友好地对待下属和及时肯定下属所说的话，是尊重下属的重要内容。下属的荣誉、自尊和成就需要十分强烈，对于单位有着各自的见解和主张。一般地说，他们不会轻易放弃自己的意见或同意上级的意见。这就要求领导严格要求自己，增强公仆意识，发扬民主，真心实意地倾听下属的建议、意见和批评。不仅对提出正确意见和批评的下属要及时鼓励，而且对于提出不完全正确，甚至是错误意见的下属也应表示感谢。对一些下属的清高和狂妄，对于他们的意见和牢骚，要加以分析，不要轻易批评、训斥。常言说：“让人说话天不会塌下来”。压制不同意见只能阻塞信息渠道，掩盖矛盾，扭曲一些人的心理。
二、及时反馈，适当插话
与下属交谈，倘若“金口”一味不开，未免使人显得尴尬，下属也会因领导的一无反应大生疑窦，不好意思再滔滔不绝。相反，领导如能主动、迅速地对下属的讲话做出反应，则会极大地鼓舞下属的热情。因此，在倾听下属谈话时，一定要注意力集中，主动及时地做出反馈。在适当的时候，插问一两句，表示在倾听他的言论。如：“您说得对”，“应该是这样”，“您讲的有趣极了”，“是吗？”“以后怎样了呢？”或采用“嗯”等副语言与下属讲话相呼应。当下属要终止讲话时，而领导又需要让下属继续下去，可选择下属常提出的某一地方、某一人，进行问询，使下属感举趣。这样，谈话就会继续进行。
三、“听话听音，锣鼓听声”
话语的“弦外之音”在表面上是看不到的，但它传达的信息却是极为微妙的，需要精心捕捉。准确、细心地辨别各种言外之意，体察言者的真正用心，可以使自己避免言语行为的盲目性，胸有成竹从容自如地跟随谈话的下属。下属也会因领导敏锐地洞悉他的想法而对领导表现出由衷的敬佩和赞赏，觉得领导真棒。否则，不仅将影响交谈的顺利进行，而且易产生误解。如一位年轻的下属在非正式场合向领导说起工作量多、任务重。这位领导误认为下属在叫苦，于是说了一大通要吃苦耐劳，要无私奉献的官场套话，结果那位年轻下属愤然离去。其实那位下属只是随便反映一下情况，让领导知道他工作的辛苦，肯定和承认他在单位里的地位和作用。倘若那位领导能细心体察其言外之意，说些得体的安慰话，表示一下作为领导对下属工作辛苦的关心和肯定。那位下属非但不会愤然离去，而且有可能会越发卖力地工作。
“听话听音，锣鼓听音”，这句俗语可谓不失其珍的至理名言。如果领导都能熟悉、掌握这个道理，体察下属内心真实想法，因人而宜，随机应变，调整好自己的心境，尽可能进入对方的角色，设身处地替下属想想，那就会减少许多不必要的麻烦。
四、讲究礼仪，善用态势语
倾听下属谈话，领导要讲究礼仪，要耐心、细心、热情、诚恳，除恰当地使用语言和语气外，还要善于运用态势语言。运用表情、姿态、动作等态势语言来传递有关信息，直接表情达意，可以弥补有声语言的不足，增加倾听的效果。
美国心理学家艾帕尔·梅拉别思的研究发现，信息的效果=7%的文字+38%的音调+55%的面部表情。在倾听下属谈话时，领导应表情自然，以微笑向人。微笑是礼貌的表示，更是和睦相处的反映。微笑能使下属消除紧张感，使之感到领导的友善、亲切和平易近人，从而缩短领导与下属之间的心理距离，使下属愿意将心里话和盘托出。
眼神是表达思想感情的重要方式，在运用眼神时 ，既要克服眼神的呆滞和犹豫，又要避免那种在眼神中表现出故弄玄虚，高深莫测的样子。在室内与下属个别谈话时，注视的范围应在距离下属两肩外侧十公分地方划两条竖线，在头顶上划一条横线，胸前划一条横线，组成一个方框之内为最佳。领导要随时察言观色，注意下属的音调、表情、姿态，仔细地听取下属意见。
领导在听下属讲话，有时还应微微向前倾身以显示出对下属谈话内容的关注和兴趣。
五、注意时境，巧用坐向
领导倾听下属讲话的过程，是听、说双方直接沟通，在同一时间背景、特定条件下，面对面进行的动态行为，与时间一起流动，随环境的变化而变化，互为影响，直接发生作用。因此，领导在与下属谈话时要选择适当的时间和地点。一般说来，对于涉及到比较严肃的情况，则可在室内交谈。谈话要有充足的时间。
视线心理学中说：人们面对面的坐向，易造成紧张、对立的关系。也就是说，只要彼此横向而坐或斜线而坐，让彼此的视线斜向交错，减弱视线的对应性，那么就可以避免尖锐的对立状态。反之，就可以造成对立关系。因此，领导在倾听下属谈话时，应尽量避免与下属正面相对，应当侧身而坐或取直角的位置。特别是倾听情绪欠佳的下属谈话，应坐在下属的身旁，使下属获得关心、温暖的心理感受。
当代决策科学化理论最著名的代表人物西蒙精辟论断：“管理就是决策”。领导及时而明确的决策，来源于对组织系统中的人、物、事等基本因素的深入全面的探讨和了解，来源于多谋兼听，博采众议。然而听话的艺术不是先天赋予的，这就需要每一位领导勤于实践，认真演练，持之以恒。只有这样，听话的艺术才能运用得娴熟自如。
